Konto firmowe – czy trzeba je mieć i dlaczego warto je otworzyć?

We współczesnym świecie dynamicznego i konkurencyjnego biznesu posiadanie konta firmowego to nie tylko wygoda, ale często absolutna konieczność. Stanowi ono fundament finansowej stabilności dla przedsiębiorstwa, umożliwiając płynne funkcjonowanie, kontrolę nad kapitałem oraz dostęp do różnorodnych usług bankowych. 

Posiadacze własnych przedsiębiorstw mają na głowie wiele obowiązków i formalności do wypełnienia, związanych zarówno z prowadzeniem firmy, jak i wywiązywania się z umów z pracownikami, klientami i dystrybutorami. Pomocne w tym procesie może być założenie konta firmowego, dzięki któremu regulowanie wpłat będzie się odbywać sprawniej, m.in. z uwzględnieniem rozliczenia z podatków.

Zebrane wszystkie promocje kont firmowych w jednym miejscu w postaci rankingów lub porównywarek ofert pozwalają przedsiębiorcom na wybór takiego rozwiązania, które będzie najlepiej odpowiadało potrzebom i możliwościom ich działalności.

Dzięki porównywarce można sprawdzić, jakie opłaty wiążą się z prowadzeniem danego konta, na jakie promocje może liczyć przedsiębiorca i czy oferuje dostęp do terminala, karty płatniczej lub przelewów zagranicznych. Dla każdego przedsiębiorcy inne możliwości będą priorytetem, dlatego ważne jest, aby dokładnie zapoznać się z ofertą i wybrać taką, która będzie najbardziej spójna z prowadzoną działalnością.

Konto firmowe nie jest jednoznaczne określone jako obligacyjne dla każdej osoby, która posiada dowolną działalność gospodarczą. Istnieją jednak pewne wymogi, które powodują, że założenie rachunku firmowego staje się konieczne.

Konto firmowe jest koniecznością w przedsiębiorstwie, gdy:

• przedsiębiorca dokonuje tzw. transakcji wrażliwych (wymienione w załączniku nr 15 Ustawy o VAT);

• kwoty dokonywanych transakcji przekraczają 15 tys. złotych;

• drugą stroną transakcji jest inny przedsiębiorca;

• rejestrowaną działalnością jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółką akcyjną;

• w przedsiębiorstwie zatrudniani są pracownicy (konto firmowe służy do wypłacania wynagrodzeń).

Płatności między przedsiębiorcami wymagają opłacenia faktury, do której stosuje się mechanizmu podzielonej płatności. Do takiego rozliczenia niezbędne jest konto firmowe, które posiada przypisany do konta bankowego rachunek techniczny VAT i pozwala na podział zapłaty, a także przyjmowanie takich transakcji.

Co więcej, aby dokonać tzw. split payment, rachunek odbiorcy musi znajdować się na białej liście VAT. Ta z kolei dotyczy wyłącznie kont firmowych.

W wielu przypadkach szczególnie małych przedsiębiorstw działających jako jednoosobowe działalności gospodarcze rachunek firmowy nie będzie obowiązkowy, ale z pewnością będzie narzędziem ułatwiającym rozliczenia i oddzielającym wydatki firmy od płatności osobistych.

Jednym z głównych powodów, dla których warto założyć konto firmowe, jest możliwość efektywnego zarządzania płynnością finansową. Konto firmowe umożliwia prowadzenie oddzielnych transakcji biznesowych od tych osobistych, co upraszcza monitorowanie i kontrolę nad dochodami i wydatkami związanymi z własną firmą.

Konto firmowe jest dostosowane do prowadzenia działalności, dlatego pozwala na śledzenie:

•  przychodów;

• kosztów;

• podatków.

Co więcej, informacje te można łatwo udostępniać swojemu księgowemu lub zespołowi finansowemu w celu lepszego planowania i raportowania.

Ponadto banki oferują różnorodne usługi skierowane specjalnie do przedsiębiorstw. Założenie konta firmowego daje dostęp do takich usług jak:

•  obsługa kredytów;

• finansowanie inwestycji;

• linie kredytowe;

• płatności międzynarodowe;

• przekazy bankowe;

• systemy bankowości elektronicznej.

Są to usługi bardzo przydatne dla rozwijającego się biznesu, umożliwiające łatwiejsze zarządzanie finansami i zwiększające elastyczność operacyjną.

Posiadanie konta firmowego to także znak wiarygodności i profesjonalizmu dla przedsiębiorstwa. Dzięki niemu można korzystać z indywidualnych funkcji bankowych, m.in.: akceptowanie płatności kartą, wypłacanie pensji pracownikom przez przelewy bankowe czy oferowanie klientom różnych metod płatności. Te elementy wzbudzają zaufanie wśród klientów, wpływają na ocieplanie wizerunku firmy i przyczyniają się do budowania trwałych relacji biznesowych.

Konto firmowe oferuje również dodatkowe zabezpieczenia i ochronę dla finansów prowadzonej działalności. Oddzielając transakcje firmowe od osobistych, minimalizuje się ryzyko utraty pieniędzy lub pomyłek księgowych. Historię transakcji można monitorować na bieżąco, np. poprzez otrzymywanie powiadomień SMS o ruchach na koncie, a także korzystać z funkcji autoryzacji dwuetapowej w bankowości elektronicznej.

Rachunki osobiste zakładane są po to, aby mogły z nich korzystać osoby fizyczne i są one przeznaczone do prowadzenia rozliczeń osobistych, np. opłaty rachunków, płacenia za zakupy czy zarządzania oszczędnościami.

Cel i przeznaczenie konta firmowego są inne: dedykowane jest działalności gospodarczej i przedsiębiorstwom. Służy do obsługi transakcji związanych z firmą, takich jak: płatności od klientów, opłacanie dostawców, rozliczanie podatków czy zarządzanie finansami firmy.

Oferta usług bankowych dla kont osobistych obejmuje zwykle standardowe funkcje (karty debetowe/kredytowe, możliwość przekazywania środków, dostęp do bankowości internetowej, konta oszczędnościowe).

Z kolei konto firmowe oferuje dodatkowe usługi skierowane specjalnie do przedsiębiorstw. Wśród nich można wymienić obsługę kredytów, linie kredytowe, płatności międzynarodowe, faktoring, obsługę przepływu gotówki, możliwość akceptacji płatności kartą, systemy bankowości elektronicznej dostosowane do potrzeb firm.

Dodatkowo używanie konta firmowego pozwala na usystematyzowanie i oddzielenie od siebie finansów osobistych i zawodowych, co wpływa na lepsze zarządzanie budżetem i większą przejrzystość dochodów.