Instytucje powinny być służebne (opinia nadesłana)

Kilka miesięcy temu Elbląski Komitet Obywatelski zwrócił się z pismem do Prezydenta o udostępnienie sali w Bibliotece Elbląskiej na debaty społeczne, Prezydent milczy, a dyrektor Biblioteki odpisał, że to on powinien być adresatem pisma. Nie wgłębiając się w te kwestie, a zmotywowany rozmową z dyrektorem, postanowiłem zbadać, jak jednostki samorządowe współpracują z elbląskimi organizacjami pozarządowymi. Ten temat chodził mi zresztą po głowie od dłuższego czasu, więc świetnie się stało, że zostałem poniekąd wywołany do tablicy.

W kwestii formalnej
Skupiłem się na jednostkach kultury, ale są jeszcze jednostki pomocy społecznej, zdrowia, sportu, edukacji etc, w sumie prawie setka.

Zacząłem od kwestii formalnych – chciałem przeczytać statuty elbląskich jednostek kultury. Niestety na żadnej ze stron internetowych tych jednostek (i nie tylko tych) nie znalazłem statutu nadanego przez Radę Miejską w Elblągu. Po żmudnym poszukiwaniu w gąszczu Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego dokopałem się do statutu Biblioteki Elbląskiej – więc weźmy ją za przykład. Okazało się, że statut nadany w roku 2007 był potem zmieniany, ale konia z rzędem temu, kto mi powie, gdzie można poczytać statut ujednolicony. Wydawałoby się, że na stronie internetowej, ale jak wspomniano tak nie jest. (Rzuciłem okiem na strony szkolne – jest! – ujednolicony statut V LO – brawo!).

Wracając do naszego przykładu: w statucie Biblioteki – poza celami działania, istnieje zapis że Biblioteka może podejmować „(…) inne działania dla zaspokajania społecznych potrzeb mieszkańców Elbląga i realizacji zadań polityki kulturalnej miasta”. Cudnie – zatem może zaspokajać te społeczne potrzeby również organizacji, bo tworzą je mieszkańcy Elbląga. Ale dotarłem do wisienki na torcie!, otóż: „Przy Bibliotece mogą działać stowarzyszenia, instytuty i fundacje zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa”. Mam nadzieję, że w statutach innych jednostek i zakładów budżetowych naszego miasta, też tak jest (sprawdzenie tego w BIPie jest ponad moje siły).

Od kogo pieniądze
Biblioteka – jako zakład budżetowy - utrzymuje się nie tylko z dotacji z budżetu miasta, ale także z innych źródeł: realizuje projekty, sprzedaje usługi, prowadzi działalność gospodarczą itd. Szkopuł w tym, że oczywiście i miasto, i Biblioteka ma tych pieniędzy za mało - miasto na dotacje, a Biblioteka na funkcjonowanie. Sytuacja taka jest powszechna i nie budzi zdziwienia.

W związku z tym, samorząd żąda od swoich instytucji, aby jak najwięcej pieniędzy na funkcjonowanie pozyskiwały spoza budżetu miasta - i to też jest zasadne - motywuje tym samym dyrektorów do aktywnego poszukiwania innych źródeł finansowania. Kierując się tym zaleceniem, jednostki (na szczęście nie wszystkie) najczęściej żądają również od organizacji pozarządowych pieniędzy za swoje usługi, którymi są najczęściej wynajmowanie sal na spotkania czy konferencje, użyczenie sprzętu, itp. Traktuje tym samy organizacje jak przedsiębiorców, zarabiających na wydarzeniu i wrzucających koszty wynajmu w koszty świadczonej usługi. (Jeżeli dla organizacji jest to działanie gospodarcze – rozumiem, jeżeli jest to działanie w zakresie pożytku publicznego, a tak jest niemal zawsze – nie).
I tu już nie jest dobrze. Dlaczego? – o tym zaraz.

Nierówne traktowanie organizacji
Ale jest też sytuacja inna, jak najbardziej pożądana. Otóż sportowe jednostki miejskie mało że za darmo użyczają sal dla klubów sportowych (taki zapis widnieje m.in. w Programie rozwoju sportu na lata 2007-2013), to jeszcze udostępniają lokale na biura tychże klubów, zwalniając je z opłat czynszowych. I bardzo dobrze. Tak być powinno. (No cóż, uznanie dla Wydziału Sportu i lobby organizacji sportowych!, widocznym zresztą nie tylko w tym miejscu).
Ale w innych jednostkach miejskich taka sytuacja nie występuje. Zatem w jednym mieście różne organizacje są różnie traktowane. O tym nierównym traktowaniu przez samorząd organizacji, sygnalizowała w piśmie do Prezydenta Rada Elbląskich Organizacji Pozarządowych.

Uważam, że tę nierówność trzeba jak najszybciej zmienić. I to nie każąc płacić czynsz klubom sportowym!, ale stwarzając taką samą sytuację w innych instytucjach miejskich dla innych branż organizacji. To prawda, że organizacje korzystając z zasobów miejskich mają niższy czynsz, to prawda, że organizacje mają w Centrum Organizacji Pozarządowych możliwość spotkań, ale to jest za mało dla ponad trzystu elbląskich organizacji. Nie chcę się rozwodzić nad słabością finansową przeciętnej organizacji, która działa ze składek, niedużych darowizn i drobnych dotacji z Urzędu. Jak ktoś uważa, że jest inaczej – w bardzo prosty sposób może to sprawdzić – proszę założyć stowarzyszenie. 

Prikaz z góry
Trochę rozumiem tych dyrektorów, którzy żądają pieniędzy nawet od organizacji charytatywnych, skoro taki jest prikaz  z góry. Osobiście słyszałem od jednego z wiceprezydentów, że właśnie tak ma być. Ale czy to jest dobre z punktu widzenia rozwoju społecznego Elbląga? Organizacja, która nie ma znajomości/układów/chodów (co ciągle jest ważne), albo musi pozyskać pieniądze na wynajem sali na np. konferencję, albo rezygnuje z działania lub je ogranicza. A to nie jest w interesie miasta. Owszem, są sytuacje, że w ramach projektu finansowanego np. z Europejskiego Funduszu Społecznego można zawrzeć koszt wynajmu sali – moje stowarzyszenie zawsze tak się stara robić, bo to i problemów z wynajmem mniej, a też trochę pieniędzy zostanie w mieście, na czym nam wszystkim powinno zależeć. I tak organizacje powinny robić. Ale nie zawsze tak się da.

Często – zwłaszcza w przypadku mniejszych organizacji - koszt wynajmu sali czy użyczenia sprzętu wliczany jest jako wkład własny w projekt, i wtedy organizacja bardzo mocno liczy, że otrzyma to nieodpłatnie. A tu ktoś powiada – nie da się. Pewnie - powinna wcześniej o to zadbać, ale różnie z tym bywa, nie zawsze się da. Poza tym mieszkańcy Elbląga skupieni w stowarzyszeniu, działający za darmo na rzecz miasta, dający mu jakieś nowe działanie, nową wartość, mają dobre prawo liczyć na dużą pomoc lokalnego samorządu! Myślę, że przedstawiam oczywiste argumenty. No cóż, na zachodzie takie sprawy są oczywiste: są budynki przeznaczone tylko dla aktywności mieszkańców. 
Ale idźmy dalej tropem statutu jednej z miejskich jednostek kultury. 

Instytucje i organizacje
Czy instytucje miejskie współpracują ze zorganizowanymi grupami mieszkańców – organizacjami pozarządowymi? Jednostkowo tak. Czy robią to systemowo? Czy mają to wpisane w statut (niektóre tak) i w kulturę pracy?

Światowid ma osobę odpowiedzialną za współpracę z organizacjami, kiedyś byłem na spotkaniu zorganizowanym właśnie dla organizacji, gdzie omawiano zasady współpracy. Potem zdaje się to ucichło.

Naczelniczka Wydziału Kultury UM robi systematycznie takie spotkania i z przyjemnością obserwuję wyniki tej współpracy. To dobry przykład.

Są inne świetne przykłady  – dyrektor Galerii El nigdy nie odmówił sali dla Fundacji Elbląg, wystarczył telefon, było nagłośnienie, pomoc pracowników. Pewnie kilka organizacji ma podobne doświadczenia. Ale ciągle mówimy o współpracy incydentalnej, nie systemowej.

Partycypacja w zarządzaniu
Instytucje miejskie mają swoje gremia opiniujące i konsultujące (nie wiem czy wszystkie). W Bibliotece jest to Kolegium powoływane przez dyrektora. Nigdzie na stronie nie dostrzegłem istnienia tego Kolegium, jego składu, regulaminu, protokołów ze spotkań. A bardzo chętnie bym się z tym zapoznał na stronie. Ciekawe czy w tym gremium są przedstawiciele elbląskich organizacji pozarządowych zajmujących się kulturą? Być może.

Generalnie lubię przejrzystość i partycypację w zarządzaniu, zwłaszcza jednostkami finansowanymi z pieniędzy podatników, doceniam też silne, mądre, kreatywne przywództwo. To powinno się łączyć.

Jestem za partycypacyjnym zarządzaniem jednostkami miejskimi, uważam, że powinny być w tych jednostkach rady programowe/kolegia etc, w których powinni zasiadać przedstawiciele mieszkańców i organizacji (wybranych przez organizacje); uważam, że zarówno oni sami, jak i ich praca, powinna być publicznie dostępna w internecie. I nie chodzi mi o atrapy, lecz o gremia faktycznie kształtujące sposób funkcjonowania instytucji. 

Potrzebny sygnał
Moim zdaniem brakuje jednoznacznego sygnału ze strony szefostwa samorządu, żeby jednostki miejskie podejmowały partnerską, przemyślaną, systemową współpracę z organizacjami pozarządowymi. Nie chodzi tu o bierne oczekiwanie na to, aby ktoś się pojawił z potrzebą czy pomysłem, nie chodzi o incydentalne wydarzenia, ale zaplanowaną, długotrwałą współpracę, wypracowaną i zapisaną w porozumieniu i planie działania czy strategii branżowej.

Tak samo jak instytucje sportowe dają solidne oparcie klubom sportowym, tak też miejskie jednostki kultury, edukacji, pomocy społecznej etc. powinny dawać lokum i wsparcie organizacjom ze swoich branż. Poza tym – z reguły znacznie łatwiej i taniej dać lokum organizacji w funkcjonującej instytucji niż wynająć odrębny lokal z zasobów komunalnych.

Instytucje miejskie mają swoje zadania do wykonania i skupione są przede wszystkim na ich realizacji, to oczywiste. Sądzę jednak, że czas na to, aby jako ważny nurt własnych działań, przyjęły systemową, efektywną współpracę ze środowiskiem, zwłaszcza organizacjami pozarządowymi.

Zdaję sobie, że nie jest to łatwe, bo organizacje miewają swoje chimery, często są roszczeniowe, jak da im się palec to etc. Ale taki ich urok. Za to wnoszą moc kreatywności, pomysły, pracę społeczną, wewnętrzne zaangażowanie do sprawy i pieniądze projektowe.

Uważam, że samorząd powinien wprowadzić zasadę, że organizacje pozarządowe działające w obszarze pożytku publicznego uzyskują nieodpłatnie od jednostek samorządowych usługi typu wynajem sali szkoleniowej, konferencyjnej, użyczenie sprzętu, pomoc przy organizowaniu spotkania etc., a także udostępnianie lokum na biura.

Proaktywne i służebne
Nie chodzi o bierne czekanie, aż ktoś przyjdzie z propozycją, instytucje powinny być proaktywne, wychodzić z propozycjami współpracy, kreować partnerstwa. Zachęcać organizacje do pisania wspólnych projektów (ta umiejętność, tak dziś ważna z powodu istnienia różnorakich programów grantowych, jest słaba).

Instytucje miejskie powinny być służebne wobec mieszkańców, to oczywiste. W interesie miasta jest, aby mieszkańcy byli jak najbardziej aktywni społecznie, aby organizacje tą aktywność społeczną skupiały i organizowały, aby instytucje miejskie pomagały przekuwać ją na dobro miasta. To stanowi o rozwoju Elbląga.

I jeżeli ktoś powie, że statuty na to nie pozwalają, to po prostu trzeba zmienić statuty. Problem tkwi w myśleniu, nie w statutach.

Wspólny zespół
W samorządzie funkcjonuje Zespół Koordynacyjny, który skupia przedstawicieli Wydziałów Urzędu Miejskiego współpracujących z organizacjami oraz przedstawicieli organizacji pozarządowych delegowanych przez Radę Elbląskich Organizacji Pozarządowych. (Poszło pismo do Prezydenta, aby Zespół przekształcić w Elbląską Radę Działalności Pożytku Publicznego zgodnie ze znowelizowaną Ustawą o działalności pożytku publicznego).

To świetne miejsce gdzie ludzie samorządu, a właściwie Urzędu Miejskiego, i organizacji uzgadniają i planują działania, wyjaśniają różne nieporozumienia, artykułują swoje interesy, a także po prostu poznają się. Uważam, że Zespół/Rada powinna być rozszerzona o przedstawicieli kluczowych instytucji miejskich, aby gremium to reprezentowało całe spektrum pożytku publicznego i mogło objąć współpracą całe miasto.

Program współpracy
Ponadto – z inicjatywy Prezydenta - ruszają prace nad wieloletnim programem współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi. Jest to świetny moment, aby wspólnie przedyskutować i uwspólnić filozofię współpracy także jednostek samorządowych z organizacjami. Niezbędne jest spotkanie robocze Rady Elbląskich Organizacji Pozarządowych z szefami tych jednostek, aby wspólnie przedyskutować możliwości i oczekiwania we współpracy. Nigdy jeszcze takiego spotkania nie było.

Na koniec
Jaki pan, taki kram. Jeżeli od szefów jednostek Rada Miejska i szef szefów nie wymaga systemowej współpracy z organizacjami, raczej tylko pieniędzy za świadczone usług, to co tu się dziwić? Zmiana podejścia powinna nastąpić na górze. Jestem pewny, że tak będzie, bo to jest w interesie nas wszystkich.

Kończąc, mam nadzieję, że te refleksje staną się kanwą do szerszej dyskusji.

Arkadiusz Jachimowicz